Como trocar de CRM sem perder o histórico de clientes e conversas

O que dá para levar de um CRM para outro, e o que não dá?

Contatos, empresas e negócios saem de quase todo CRM em planilha e entram em quase todo CRM pela importação. O que costuma ficar para trás são as conversas do WhatsApp, os robôs e automações, as tarefas e parte das anotações, e é aí que mora o risco de perder histórico. A tabela abaixo mostra o que acontece com cada tipo de dado quando o destino é o RushCRM.

A regra prática: tudo o que está numa linha de planilha migra; tudo o que é conversa, fluxo ou arquivo precisa de um plano à parte.

Qual é a ordem certa para trocar de CRM?

A ordem que evita retrabalho é esta, e cabe numa semana para a maioria dos times de até 15 vendedores:

1. Desenhe o funil novo antes de importar. Liste as etapas do CRM antigo e decida quais continuam, quais se juntam e quais somem. Importar um funil bagunçado só muda a bagunça de lugar.

2. Cadastre os vendedores no CRM novo. Na importação, você liga cada vendedor do arquivo a um usuário, e o negócio sem vendedor ligado fica com quem está importando.

3. Exporte tudo do CRM antigo, inclusive o que não vai migrar. Contatos, empresas, negócios, anotações em PDF e o backup completo, se houver. Guarde numa pasta da empresa.

4. Importe primeiro os contatos, depois os negócios. Assim, o negócio encontra o contato já cadastrado e não cria duplicata.

5. Confira por amostra. Abra 20 negócios ao acaso e compare com o CRM antigo: etapa, valor, vendedor e data.

6. Recrie o que não migra. Tarefas abertas, automações, mensagens prontas e regras de distribuição.

7. Rode os dois em paralelo por uma ou duas semanas. O antigo fica só para consulta; todo negócio novo nasce no novo.

8. Cancele o antigo só depois de baixar o backup final.

Como migrar de uma planilha para o CRM?

A planilha é a migração mais simples, porque você já tem tudo em linhas e colunas. Separe numa aba os contatos (nome, telefone com DDD, e-mail, empresa, cidade) e, em outra, os negócios em aberto (título, valor, etapa, vendedor, data). Padronize as etapas antes, porque "Proposta", "proposta enviada" e "Prop." viram três etapas diferentes na importação.

No RushCRM, a importação de contatos reconhece as colunas sozinha, permite criar um campo novo para a coluna que não tem par, aplica etiqueta, vendedor e DDI em massa e roda em segundo plano, com um relatório em CSV das linhas que não entraram. Na de negócios, você escolhe o funil de destino, liga cada etapa da planilha a uma etapa do funil (ou cria as que faltam) e liga cada vendedor a um usuário. Se você ainda está decidindo se é a hora de sair da planilha, veja o ponto em que a planilha começa a perder venda.

Como migrar do Kommo?

No Kommo, leads, contatos e empresas são exportados em Excel, CSV ou Google Sheets em qualquer plano, e o arquivo de leads traz notas, tarefas, campos personalizados e datas. O limite é de 500 registros por arquivo, e o backup completo em ZIP só existe nos planos Pro e Empresarial ou durante o teste. A permissão de exportar depende do perfil do usuário, então quem vai exportar precisa ser administrador ou ter essa permissão liberada.

O RushCRM tem o modelo do Kommo pronto no importador de negócios: ele reconhece colunas como o nome do lead, o status, o usuário responsável, a venda e a origem, e você só confere o mapeamento. Três cuidados específicos:

• Os robôs do Salesbot não migram. Anote a lógica de cada um antes de sair.

• O número na API oficial precisa ser liberado. Se o WhatsApp estava conectado pela API oficial no Kommo, desvincule o número antes de conectá-lo por QR Code em outro sistema.

• Junte os arquivos de 500 registros ou importe um por um, conferindo o total no fim.

A comparação RushCRM ou Kommo mostra as outras diferenças entre os dois.

Como migrar do RD Station CRM?

No RD Station CRM (hoje RD Vendas), só o administrador exporta negociações, empresas e contatos. A exportação sai em CSV ou PDF, com limite de 1.000 registros no plano Free e de 50.000 registros em CSV no Basic e no Pro. As anotações das negociações só saem em PDF, então elas não entram como texto em outro CRM: guarde os PDFs numa pasta da empresa.

O importador do RushCRM tem o modelo da RD pronto e reconhece colunas como valor único, valor recorrente, etapa, estado, motivo de perda, anotação do motivo de perda, qualificação, produtos, responsável e fonte. Quanto ao WhatsApp, a extensão de WhatsApp Web da RD não guarda o histórico das conversas, então não há o que exportar de lá. A comparação RushCRM ou RD Station CRM detalha o resto.

O que acontece com o WhatsApp na troca de CRM?

O número continua o mesmo, porque ele é da empresa e não do CRM. No RushCRM, cada vendedor conecta o próprio número lendo um QR Code, como no WhatsApp Web, e a partir daí todas as conversas novas ficam no CRM, ligadas ao contato e ao negócio. As conversas anteriores à conexão continuam no celular e não são importadas.

Duas coisas ajudam a não perder contexto:

1. Importe a agenda do WhatsApp. Com o número conectado, o RushCRM lê a agenda do WhatsApp (inclusive quem só está salvo nele), mostra quantos já estão no CRM e deixa você desmarcar quem não é cliente antes de importar. Arquivos .vcf do iPhone também entram.

2. Exporte as conversas importantes pelo próprio WhatsApp. O aplicativo exporta cada conversa como um arquivo de texto, com ou sem mídia. Para os clientes em negociação, vale anexar esse arquivo ao negócio.

Essa é também a hora de tirar a carteira do celular dos vendedores. O guia sobre o vendedor que saiu e levou os clientes explica por que isso protege a empresa.

Quanto tempo leva uma migração de CRM?

Para a maioria dos times, entre dois dias e uma semana, contando planejamento, importação, conferência e o período em paralelo. A importação em si é a parte rápida; o que toma tempo é limpar a planilha, decidir o funil e recriar automações. Como referência:

Se você preferir não fazer sozinho, a implantação do RushCRM é opcional e inclui a importação dos contatos, os funis, as conexões e o treinamento do time. Até 30/11/2026 às 23h59 (Brasília), a Implantação Completa sai grátis no plano anual, que tem 40% de desconto na Black de lançamento. Os valores estão em planos.

De quem são os dados que estão no CRM antigo?

Os dados dos seus clientes são da sua empresa. Pela Lei Geral de Proteção de Dados, a empresa que decide o que fazer com os dados é a controladora, e o fornecedor do CRM atua como operador, tratando os dados em nome dela. Na prática, confira no contrato do CRM antigo o prazo para exportar depois do cancelamento e baixe tudo antes de encerrar a assinatura. Na importação, mantenha só os contatos com quem a empresa tem relação, e registre a base legal de quem vai receber e-mail marketing.

Quando não é a hora de migrar?

Não troque de CRM no meio do seu pico de vendas, como na semana da Black Friday ou num lançamento imobiliário: a curva de adaptação do time custa venda. Também não migre só pelo preço se o CRM atual faz algo de que a operação depende e o novo não faz, como campanhas pela API oficial do WhatsApp, que o RushCRM ainda não oferece porque aguarda a aprovação da Meta. E se o problema é o time não usar o CRM, resolva primeiro o processo, porque o mesmo time vai deixar de usar o próximo.