CRM para advogados: como transformar mais consultas em contratos sem ferir as regras da OAB

Por que um escritório de advocacia precisa de CRM?

O escritório precisa de CRM porque o caminho entre a primeira mensagem e o contrato assinado é longo, cheio de etapas e passa por várias pessoas, e é nesse caminho que a consulta agendada esfria e a proposta de honorários fica sem resposta. O software jurídico que o escritório já usa cuida do processo depois que o cliente fecha. O CRM cuida de antes.

Os sintomas de quem ainda não organizou essa parte são parecidos em qualquer área do direito:

• O WhatsApp do escritório mistura cliente, parte contrária e curioso, e ninguém sabe quem já foi respondido.

• A secretária agenda consultas na agenda de papel ou no celular, e a falta do cliente só é percebida na hora.

• A proposta de honorários é enviada por PDF e ninguém sabe se o cliente leu.

• Cada advogado guarda seus contatos, e quando um associado sai, a carteira sai junto.

• O sócio não sabe quantas consultas viraram contrato no mês nem de onde vieram os clientes que fecharam.

Nenhum desses problemas é jurídico. Todos são comerciais, e é por isso que eles não aparecem no sistema de acompanhamento processual.

O que a OAB permite na captação de clientes?

A OAB permite marketing jurídico informativo e discreto e proíbe captar clientela, mercantilizar a profissão e prometer resultado. A regra vem do Provimento nº 205/2021 do Conselho Federal da OAB, que trata da publicidade e do marketing jurídico, e do Estatuto da Advocacia, que lista como infração disciplinar "angariar ou captar causas, com ou sem a intervenção de terceiros" (art. 34, IV).

A consequência prática para o CRM é clara: no escritório de advocacia, o CRM serve para atender bem quem chegou, e não para prospectar desconhecidos. Toda automação e todo follow-up devem partir de alguém que procurou o escritório ou que já é cliente.

Como fica o funil de um escritório de advocacia?

O funil do escritório vai do primeiro contato ao contrato assinado, com uma etapa de triagem para separar o que o escritório atende do que não atende. Um modelo que funciona na maioria das áreas:

1. Novo contato: chegou pelo WhatsApp, Instagram, formulário do site ou indicação.

2. Triagem: área do direito, cidade, urgência e se há conflito de interesse.

3. Consulta agendada: data, modalidade (presencial, online ou ligação) e documentos pedidos.

4. Consulta realizada: resumo do caso e próximo passo.

5. Proposta de honorários enviada.

6. Contrato assinado ou Não contratou, com o motivo.

Escritórios com áreas muito diferentes costumam ter um funil por área, porque a triagem de um caso trabalhista não pergunta o mesmo que a de um inventário. O funil de pós-contrato, para onboarding do cliente e pedido de documentos, fica separado, como mostra o guia de pós-venda e recompra.

Que informações o escritório deve registrar no CRM?

Registre o mínimo necessário para decidir se atende o caso e para conduzir a negociação, e deixe os detalhes do processo para o sistema jurídico. Isso atende o princípio da necessidade da Lei Geral de Proteção de Dados e reduz o risco de expor informação sensível.

Dados de saúde, de origem racial, de vida sexual e outros dados sensíveis aparecem com frequência em casos de família, previdenciário e trabalhista. Eles têm proteção reforçada na LGPD, então mantenha esses detalhes no prontuário do caso, com acesso restrito, e não em campo livre do CRM visto pela equipe comercial.

Como manter o sigilo profissional usando WhatsApp e CRM?

Mantenha o sigilo restringindo quem vê cada conversa e cada caso, usando número de WhatsApp do escritório e não o celular pessoal, e registrando o mínimo de detalhe no funil comercial. O dever de sigilo está no Código de Ética e Disciplina da OAB, e violar o sigilo sem justa causa é infração disciplinar pelo art. 34, VII, do Estatuto.

Na prática, três cuidados resolvem a maior parte do risco:

• Permissões por perfil. A secretária vê a agenda e a triagem, o advogado vê os seus casos, o sócio vê tudo.

• Conversas no número do escritório. Quando o atendimento acontece no celular pessoal do associado, o histórico sai com ele, como explica o post sobre o vendedor que sai e leva os clientes.

• Nada de dado sensível em campo aberto. O CRM registra o que é comercial, e o mérito do caso fica no sistema jurídico.

Como o RushCRM atende um escritório de advocacia?

O RushCRM organiza a parte comercial do escritório: recebe o contato de todos os canais, agenda a consulta pelo link de agendamento com lembrete, envia a proposta de honorários com aviso de abertura e mede quantas consultas viram contrato. O RushCRM é um CRM brasileiro com WhatsApp, Instagram, ligações, e-mail, formulários e anúncios num só funil, para o time comercial dominar o seu território.

Todos os canais numa caixa só. WhatsApp, Instagram Direct, Telegram e o chat do site caem na mesma tela de Conversas, com o histórico ligado ao contato e ao negócio. O WhatsApp é conectado pelo número do escritório, e cada usuário pode ter a sua conexão.

Agendamento de consulta com lembrete. O Calendário cria páginas de agendamento online, presencial ou por ligação, com perguntas de triagem no próprio formulário e escolha do horário pelo cliente. Para quem agenda pelo link de agendamento, o RushCRM envia lembretes por WhatsApp e e-mail com a antecedência que você escolher, o cliente pode remarcar ou cancelar sozinho, e o agendamento pode abrir o negócio no funil já com a consulta marcada. O post sobre lembrete de consulta no WhatsApp mostra como reduzir faltas com esses avisos.

Proposta de honorários com aviso de abertura. Dentro do negócio, em Propostas e materiais, você monta a proposta a partir de um modelo ou sobe o PDF que o escritório já usa. O cliente recebe um link, o advogado é avisado a cada abertura e o cliente pode aceitar online. Saber que a proposta foi lida ontem à noite muda o tom da ligação de hoje.

Campos personalizados para a realidade do escritório. Em Configurações › Campos personalizados, você cria campos no contato, na empresa e no negócio, de texto, lista de opções, múltipla escolha, data, número, CPF, CNPJ, e-mail, telefone e link. Área do direito, comarca e número do processo viram filtros e critérios de relatório.

Perfis de permissão. A partir do plano Growth, você cria perfis de permissão personalizados, definindo o que a secretária, o associado e o sócio podem ver e fazer em cada módulo.

Funil e relatório por área. Cada área pode ter o seu funil, e o painel mostra quantas consultas viraram contrato, em quanto tempo e por qual canal o cliente chegou.

Um alerta específico para advogados: o RushCRM tem um módulo de Prospecção, que busca empresas para contato ativo. Para escritório de advocacia, esse uso tende a configurar captação de clientela vedada pela OAB. Use o RushCRM para atender quem procurou o escritório.

Quando o RushCRM não é para você?

O RushCRM não substitui o software jurídico, e há casos em que ele não é a escolha certa:

• Você procura gestão de processos. O RushCRM não acompanha andamento processual, não controla prazos de tribunal, não faz controle de horas por cliente nem gera peças. Para isso, o escritório precisa de um software jurídico, e o RushCRM fica na parte comercial, antes do contrato.

• Você é um advogado sozinho com poucas consultas por mês. Uma agenda e o WhatsApp Business do celular podem bastar até o volume crescer.

• Sua estratégia depende de contato ativo com quem não procurou o escritório. Além de esbarrar nas regras da OAB, isso não é o uso para o qual o RushCRM recomenda o WhatsApp do escritório.

Os planos começam no Starter, de R$ 297 por mês sem fidelidade, com 4 usuários, e estão em /planos.