CRM por segmento
Para clínica médica que capta paciente particular pelo WhatsApp, Instagram e site, o RushCRM encaixa por levar cada contato até a consulta confirmada e chamar quem precisa de retorno; prontuário fica no sistema clínico.
Resposta rápida
Um CRM para clínica médica cuida da parte comercial: junta as mensagens do Instagram, do WhatsApp e do site, coloca cada contato num funil até a consulta confirmada, manda lembrete com confirmação por SIM e traz de volta quem precisa de retorno. Ele não substitui o prontuário. No RushCRM, a clínica começa no Starter, com 4 usuários e sem fidelidade.
Atualizado em
Um CRM na clínica médica cuida de quem ainda não é paciente e de quem precisa voltar: a pessoa que mandou mensagem pelo Instagram, o lead do anúncio, quem pediu orçamento de um procedimento particular, quem faltou e precisa remarcar e quem deveria ter feito o retorno e não fez. É a parte comercial e de relacionamento da clínica, que hoje costuma viver no WhatsApp da recepção.
Aqui, CRM é a sigla de Customer Relationship Management, e não o Conselho Regional de Medicina. Ele não substitui o prontuário, que pela Resolução CFM 1.638/2002 é o documento único e sigiloso da assistência: o CRM guarda só o necessário para atender, agendar e trazer o paciente de volta.
WhatsApp, Instagram Direct e chat do site caem na mesma caixa, com contador de quem aguarda resposta e aviso por push no celular e no computador. A conversa nova vira card no funil com um clique.
A resposta automática do WhatsApp fora do horário avisa quando a clínica volta, a conversa continua na lista de quem aguarda resposta e o chat do site tem horário de atendimento com pausa de almoço.
A agenda manda lembrete por e-mail e WhatsApp e entende SIM ou NÃO como resposta. A falta registrada pode criar a tarefa de remarcar ou mandar a mensagem oferecendo um novo horário.
No Growth, o número da equipe deixa várias recepcionistas atenderem pelo número da clínica, com fila, transferência com nota interna e repasse quando ninguém responde.
O orçamento vai como proposta por link e avisa a recepção a cada abertura, e a etapa de orçamento cria a tarefa de acompanhamento com prazo.
Segmentos que se atualizam sozinhos, como pacientes com a etiqueta "Retorno anual" e sem negócio aberto, mostram a cada mês quem a recepção precisa chamar.
Mensagem ou formulário recebido.
No RushCRM: A mensagem do WhatsApp, do Direct ou do chat vira card com um clique, e o lead do Lead Ads entra sozinho com a campanha (Starter em diante).
Necessidade, convênio ou particular e preferência de horário registrados.
No RushCRM: O roteiro de triagem fica ao lado da conversa, e campos para especialidade e convênio ou particular registram o necessário, sem detalhe clínico.
Data e horário marcados.
No RushCRM: O link de agendamento ou a agenda da recepção move o card e programa os lembretes por e-mail e WhatsApp.
Paciente respondeu SIM ao lembrete.
No RushCRM: A resposta SIM ao lembrete fica registrada, e quem não confirmou aparece antes do dia para a recepção ligar.
Paciente atendido.
No RushCRM: Marcar a consulta como realizada dispara a automação que cria a tarefa de agendar o retorno ou de registrar o orçamento.
Valor e condições enviados.
No RushCRM: Proposta por link com aviso a cada abertura e tarefa de acompanhamento com prazo.
Faltou sem avisar.
No RushCRM: O gatilho de não comparecimento cria a tarefa de remarcar ou envia a mensagem com um novo horário.
Motivo registrado (preço, horário, escolheu outra clínica, sem resposta).
No RushCRM: O motivo entra no relatório de por que perdemos, e o contato pode voltar num segmento de reativação.
Todas as mensagens na mesma tela, com contador de espera, mensagens prontas com atalho "/" e a conversa virando card no funil com um clique.
Até 5 lembretes por e-mail e WhatsApp, de 72 horas antes até a hora da consulta, com SIM ou NÃO entendidos pelo sistema e sem mensagem de madrugada no fuso do paciente.
Leia: Lembrete de consulta no WhatsApp: como reduzir faltas na clínicaDo Growth em diante, várias recepcionistas atendem pelo número da clínica, com fila, transferência e placar por atendente, e o paciente fala com a clínica, não com o celular de uma pessoa.
Leia: Um número de WhatsApp para vários atendentes: as opções reais e os limites em 2026O formulário de Lead Ads do Instagram e do Facebook entra sozinho, com campanha e anúncio gravados, e a recepção recebe o aviso na hora (Starter em diante).
Leia: Como saber de qual anúncio veio cada lead do WhatsAppSegmentos automáticos e tarefas de retorno mostram quem precisa voltar. Para avisos em volume, o caminho é a API oficial do WhatsApp, e não o número comum da recepção.
A recepção informa valores e formas de pagamento, como a Resolução CFM 2.336/2023 permite, e o lembrete não precisa citar o motivo da consulta. O post detalha o que pode e o que não pode na conversa.
| Critério | Por que importa | No RushCRM |
|---|---|---|
| Todos os canais numa caixa só | O paciente manda mensagem para duas ou três clínicas e marca com quem responde primeiro. | WhatsApp, Instagram Direct e chat do site na mesma caixa, com contador de espera e push no celular. |
| Confirmação de consulta | Revisão de 105 estudos encontrou taxa média de faltas perto de 23% em consultas agendadas. | Lembretes por e-mail e WhatsApp com SIM ou NÃO e remarcação pelo próprio paciente, em todos os planos. |
| Mais de uma pessoa no mesmo número | Uma recepcionista só vira fila nos horários de pico. | Número da equipe com fila, transferência e repasse automático, do Growth em diante. |
| Retorno e reativação | Paciente que não volta é receita que a clínica já tinha conquistado. | Segmentos que se atualizam sozinhos, etiquetas e automações que criam a tarefa de retorno. |
| Origem de cada paciente | Saber se o paciente veio do Instagram, do Google ou do anúncio define onde investir. | Origem gravada no negócio, Lead Ads com campanha e anúncio e link na bio rastreado. |
| Dado de saúde fora do comercial | A LGPD trata dado de saúde como sensível. | A clínica define os campos, sem ficha clínica pronta, e cada usuário vê só o que o perfil permite. |
| Convivência com o prontuário | Prontuário, convênios e faturamento ficam em outro sistema. | Sem integração nativa com prontuário; API e webhooks em todos os planos para levar o agendamento de um lado para o outro. |
A partir de R$ 297/mês
Plano Starter, com 4 usuários inclusos. Preço de tabela no plano mensal; condições do plano anual e promoções vigentes estão na página de planos.
O Starter atende a clínica com uma ou duas recepcionistas: 4 usuários, 4 conexões de WhatsApp, agenda com lembrete e confirmação, Lead Ads e propostas. Suba para o Growth, com 15 usuários, quando várias pessoas precisarem atender pelo mesmo número da clínica, com fila e transferência, ou quando quiser perfis de permissão personalizados. Não há fidelidade, e os valores atualizados estão em rushcrm.com.br/planos.
Custos à parte
Cada sistema cuida de uma parte, e misturar os três é o que leva dado clínico para onde não devia:
Prontuário eletrônico: registro clínico do atendimento, como anamnese, diagnóstico, prescrição e exames.
Sistema de gestão da clínica: agenda interna, faturamento, convênios e financeiro, como guias, repasses e notas fiscais.
CRM de vendas e atendimento: do primeiro contato à consulta confirmada e ao retorno, com origem do contato, conversa, agendamento, orçamento de particular e motivo de perda.
O caminho do lead até a consulta tem cinco passos, e em cada um a clínica perde pacientes por um motivo diferente:
Contato: a pessoa chama pelo Direct, pelo WhatsApp da bio, pelo chat do site ou preenche o formulário de um anúncio. Perde-se quando a mensagem cai num canal que ninguém está olhando.
Resposta e triagem: a recepção responde, entende a necessidade, informa valores e convênios. Perde-se na demora.
Agendamento: o horário é marcado. Perde-se quando a primeira data disponível é distante.
Confirmação: lembrete e confirmação na véspera. Perde-se quando ninguém confirma.
Consulta e retorno: o paciente vem e, quando é o caso, já sai com o retorno combinado. Perde-se quando o retorno não é agendado.
Os dois últimos passos têm números conhecidos. Uma revisão sistemática de 105 estudos encontrou taxa média de faltas de cerca de 23%, e um dos fatores mais associados à falta foi o tempo longo entre marcar e a data da consulta (Dantas e colaboradores, Health Policy, 2018).
Na prática: responda rápido, ofereça o horário mais próximo possível e confirme na véspera. Detalhamos o lembrete em lembrete de consulta no WhatsApp e os modelos de texto em mensagem de confirmação de consulta.
O ideal é responder em minutos, não em horas. A pessoa que procura médico pelo Instagram ou pelo Google costuma mandar mensagem para duas ou três clínicas ao mesmo tempo e marca com quem responde primeiro com um horário próximo. O efeito do tempo de resposta sobre a chance de converter está em tempo de resposta ao lead.
Três medidas costumam resolver a maior parte da demora:
Uma caixa só para todos os canais, para a mensagem do Direct não ficar esquecida enquanto a recepção olha o WhatsApp.
Horário de atendimento com resposta automática fora do expediente e no almoço, avisando quando a clínica volta.
Mais de uma pessoa no mesmo número, com fila e transferência, para ninguém ficar esperando a única recepcionista.
A Resolução CFM 2.336/2023, que regula a publicidade médica, liberou pontos que afetam diretamente o comercial da clínica. Os principais para quem atende pelo WhatsApp e anuncia:
Pode informar valores de consulta e formas de pagamento (art. 9º, VI) e anunciar descontos em campanhas, sem venda casada (art. 9º, VIII).
Não pode garantir, prometer ou insinuar bons resultados do tratamento (art. 11, XII). Isso vale para o anúncio e para a resposta da recepção.
Peças de publicidade da clínica devem trazer o nome do estabelecimento com o registro no CRM e o nome do diretor técnico com a inscrição (art. 5º).
Imagens de pacientes seguem regras próprias, com texto educativo e autorização (art. 14).
Na recepção, a regra prática é simples: a conversa comercial informa valores, horários e preparo, e qualquer orientação clínica fica com o médico, na consulta ou na teleconsulta regulada pela Resolução CFM 2.314/2022.
A LGPD completa o quadro: dado de saúde é dado pessoal sensível. Guarde no CRM só o necessário para atender e agendar, não registre detalhes clínicos nas notas comerciais e não cite o motivo da consulta no lembrete.
Um CRM para clínica médica cuida da parte comercial: junta as mensagens do Instagram, do WhatsApp e do site, coloca cada contato num funil até a consulta confirmada, manda lembrete com confirmação por SIM e traz de volta quem precisa de retorno. Ele não substitui o prontuário. No RushCRM, a clínica começa no Starter, com 4 usuários e sem fidelidade.
Deve guardar o mínimo. Dado de saúde é dado sensível pela LGPD, e o registro clínico pertence ao prontuário. No CRM, registre o necessário para atender e agendar, como especialidade procurada, convênio ou particular e preferência de horário, sem detalhes clínicos nas notas.
Pode. A Resolução CFM 2.336/2023 permite informar valores de consultas, meios e formas de pagamento. O que continua proibido é prometer resultado do tratamento ou fazer venda casada em promoções.
Não há integração nativa com sistemas de prontuário. O caminho é a API e os webhooks do RushCRM, disponíveis em todos os planos, ligados diretamente ou por uma ferramenta de integração como Zapier, Make ou N8N, quando o sistema da clínica oferece essa conexão.
Sim. O link de agendamento mostra os horários livres, o paciente escolhe, recebe a confirmação e os lembretes e pode remarcar ou cancelar sozinho. O agendamento entra no funil com a origem do contato.
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